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Diseño y Desarrollo de
Intranets
¿Qué
es una Intranet?
En InverSell.com
consideramos que una Intranet es una red
privada que permite a las corporaciones aprovechar
los beneficios de la tecnología Internet utilizando
sus mismas herramientas, protocolos y servicios: www, correo
electrónico, videoconferencia, transferencia de archivos,
etc.
Intranet es el
término que se utiliza para referirse a las redes privadas
integradas con tecnología Internet para la transmisión
e intercambio de información corporativa. De acuerdo
con los requerimientos de la empresa, los servidores Intranet
pueden estar conectados o desconectados de la red pública
Internet.
En ambos casos se encuentran tras
el firewall o barrera de seguridad que delimita
con precisión el acceso de los usuarios de acuerdo
con los privilegios que les correspondan a cada uno de ellos.
Alcances
Operativos
-
Acceso distribuido a un amplio
rango de información y servicios.
-
Información corporativa
compartida y suministrada en contexto.
-
Auténtica colaboración
de grupos de trabajo.
-
Fácil e inmediata interacción
con los expertos.
Las
Nuevas Redes de Colaboración
Aprovechando los beneficios de
la tecnología Internet, con servicios como el World
Wide Web, el correo electrónico y los servidores FTP,
las redes Intranet son cada día más utilizadas
por las empresas para uso interno a través de su propia
infraestructura de red y, opcionalmente, también a
través de la infraestrctura disponible para la red
pública, pero restringiendo el acceso.
Alrededor del mundo un gran número
de empresas han encontrado que con una inversión
relativamente pequeña pueden contar con una herramienta
de comunicación interna altamente eficiente,
que supera incluso las ventajas ofrecidas hasta ahora por
otros recursos para la colaboración de grupos de trabajo
cuyo elevado costo, especialmente cuando el personal se encontraba
geográficamente disperso, no estaba al alcance más
que de un privilegiado número de grandes empresas.
Utilizando Internet como interfase
gráfica, las redes Intranet, incrementan considerablemente
las posibilidades de comunicación y uso compartido
de recursos al interior de una empresa permitiéndole
obtener una mayor eficiencia y productividad en todas las
actividades que en ella se llevan a cabo. A través
de la red interna todo el personal puede obtener acceso fácil
e inmediato a la información que requiere, los departamentos
dejan de ser islas de información para convertirse
en auténticas redes de colaboración a las que
incluso pueden integrarse clientes y proveedores.
La Intranet puede organizarse en
torno a la estructura funcional de la empresa, asignando
una área específica para cada una de las divisiones
y/o departamentos, los cuales dejan de almacenar
la información en bases de datos y sistemas de procesamiento
locales para colocarla ahora a disposición de todos
los usuarios corporativos que lo requieran. La información
fluye a lo largo de la empresa de manera automática,
todas las áreas tienen acceso a los datos que requieren
con la seguridad de que se encuentran permanentemente actualizados
y sin necesidad de recapturarlos una y otra vez a lo largo
del proceso de negocios.
La utilización de esta tecnología
como herramienta de comunicación corporativa no sólo
permite mejorar la calidad y eficiencia en
las comunicaciones internas sino que además reduce
los costos de impresión, reproducción y distribución
de una gran cantidad de información impresa que por
lo general debe reemplazarse frecuentemente a fin de que se
encuentre actualizada.
Los
retos de la aplicación corporativa de la tecnología
Internet
También hemos podido observar
en InverSell.com que los grandes beneficios
que pueden obtenerse con la utilización de Internet
traen consigo también los siguientes retos:
- Conectar a cada persona con toda la información
que requiere.
- Garantizar la seguridad de la información.
- Prevenir sobrecargas de información.
- Asegurar la integridad en el manejo de
la información.
Colaborar con los proveedores en
el suministro y publicación de la información.
Modificar los actuales procedimientos
de trabajo para integrarlos totalmente a la nueva Intranet.
El Web provee a las empresas del
mecanismo básico para cambiar la forma como se comparte
y distribuye la información actualmente, pero esta
es sólo una herramienta, es necesario aprender a aprovechar
integralmente sus beneficios, hacer una realidad la disponibilidad
de la información proporcionando a los usuarios las
herramientas y capacitación necesarias para lograrlo.
Este es el gran reto.
Es necesario entender que esto
es una tarea difícil, podria suceder que el cambio
provoque un caos o que la implementación de la Intranet
se enfrente a grandes obstáculos ocasionados por la
inercia. Para desarrollar e implementar exitosamente la utilización
del Web se requiere contar con los conocimientos y
experiencia suficientes para efectuar los cambios
sin afectar la continuidad en las operaciones de la empresa.
La utilización del Web para
la ejecución de sus actividades operativas es
el camino que deberán recorrer todas las empresas que
desean asegurar su permanencia en el mercado en condiciones
de competitividad.
Las corporaciones que asuman el
reto en el momento adecuado podrán obtener beneficios
incalculables.
Páginas
Intranet
Las redes Intranet se han convertido
un una poderosa herramienta de comunicación
corporativa, a través de ellas la información
y aplicaciones se distribuyen por medio de páginas
web hacia todas las áreas de una empresa de manera
fácil e inmediata. Cualquier página web de una
Intranet es un simple documento html que puede contener información,
imágenes, sonidos e incluso videos, así como
enlaces hacia aplicaciones y bases de datos corporativas.
Dentro del Web Site pueden incluirse
una amplia variedad de páginas Web como, por ejemplo,
boletines informativos, manuales
de políticas y procedimientos,
fichas técnicas de producto, directorios
de empleados, etc., cada área de la empresa
puede colocar en la red toda la información que genera
y proveer acceso de consulta a sus archivos electrónicos.
En la actualidad las principales
aplicaciones de escritorio: procesadores de palabra,
hojas de cálculo, bases de
datos y generadores de presentaciones
permiten crear automáticamente páginas Web listas
para ser almacenadas en la Intranet, una vez colocadas en
el Web Site pueden ser accesadas de inmediato y de manera
simultánea por todos los usuarios que lo requieran.
En InverSell.com
recomendamos que para evitar que la Intranet
se convierta en un muestrario del gusto personal y criterio
de cada uno de los empleados y carezca de una estructura lógica
y funcional para toda la organización, es importante
que la empresa establezca estándares corporativos
sobre el formato que debe utilizarse para todas las
páginas Web que se generen, desde el tipo de letra
e imágenes que deben utilizarse, hasta los enlaces
que es necesario colocar para proveer una navegación
organizada y el lugar en el que deben almacenarse los archivos.
En la propia Intranet se
pueden poner las instrucciones necesarias para que cualquier
usuario pueda generar las páginas Web que requiera,
un tutorial en línea para aquellos a los que se les
dificulta la comprensión de algunos términos
e incluso acceso a herramientas de diseño gráfico
y editores de páginas html que faciliten su tarea.
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